相信大家在日常的生活中都遇到这种情况,无法快速的从电脑找到想要的文件,或者在混乱不堪的桌面去找某一个有多份存档的文件。理论上任何的数据都需要做管理,不然它们就仅仅是一堆数据而已。我之前也没有深刻的理解这件事情,直到有一天看到自己的印象笔记有1K+的数据,Pocket里面暂存的文章也突破百计的时候,突然心头一惊。不知不觉,自己走上了先污染后治理的道路。这只会让问题继续累积,并没有得到本质上的解决。所以本文以我目前的理解,来阐述下为什么要去做数字信息的管理。

减少无用的信息消费

随着现在的物理和云的存储越来越便宜,我们很容易就拥有很大的容量的存储介质。根据摩尔定律,技术的发展让硬件性能更加出色,也会使得价格更加便宜。03年我有了自己的第一个U盘,只有64MB,好像也花了小几百。十几年后的今天64G的U盘,才60元左右。折合到单位价格的话,以前1元钱买不到1MB,现在1元1G绰绰有余。如果再算上货币贬值,现在的存储真的很便宜。

存储容量的增加和存储成本的降低无疑是现在科技迅猛发展的基石,无论是笔记,照片,爱情动作电影还是普通的文件,这些都需要有存储介质给它们提供「房子」。任何事情都有两面性,随着存储越来越便宜,我们便更加不在乎数据的物理大小。例如动辄上G的App程序,64G起跳的手机存储容量。加上在消费主义盛行的今天,现在所有的信息都触手可及,每个人一天接触的数据少说也是GB级别的。看到这个图有意思,顺手点个保存。看到又有新的影片资源流出,先下载了再说。流媒体播放音乐,不对位的音乐一首接一首的跳过。在我们动手指的片刻间,这些信息就被悄无声息的被消费了。

假如说,现在有方法把每个人的消费的信息统一在一起,那是非常庞大的一堆数据,超过了以往每个时代中个人所能接触的数据的总和。如果不去刻意的做一些管理,随着时代的进步,可穿戴设备,物联网的出现,会让这些数据增加更多。就即使抛开未来不谈,我们如果像「松鼠症」一样,只管去收集各种各样的信息,不管自己的消化能力,那最后就会逐渐地演化成为「收藏了就是学会了」,「下载了就相当于有时间看了」。

转过头去看,人类的发展历史的长河中,都没有像当今这样,充满着各种各样的信息过剩——崛地而起的公众号图文,滚动的抖音小视频,各种形态的在线流媒体等等。只要你愿意,在这个信息化的数字世界里有着消耗不完的信息内容。可这些信息背后,真正有价值的又会有多少呢?相信这个问题,你会比我更加清楚明白。三年前我就关闭了朋友圈也基本不怎么看公众号,抖音装了之后发现被iOS自己给归档了,现在不也过的挺好的,没有缺胳膊少腿的,脑子甚至比以前更加好使了。

说回来,我其实要表达的想法有点契合苹果公司现在对于iPad的定位。多用iPad产出内容,而不是消费内容。产出是十分艰难的,而消费是无比轻松的。唯有想清楚这个事情之后,我觉得对于个人的信息/数据管理就会更加的清晰起来。

我们来想象这样一个自然现象,随着年龄的增长,人的大脑记忆力下滑,运算速度降低,有时候话到口边就忘记了。这当然是没法避免的,没有人能敌过时间的改造。可现在有时候会惊讶的发现,自己怎么突然之间有了老年人的那种记忆力。其实,就是脑子里装了特别多无用的「企鹅」。

人的大脑的容量是有限的,好比一快大冰川。在这里密密麻麻站着很多只企鹅。每当一只新企鹅(信息)进来后,就会有一只旧企鹅(信息)被挤到海里。所以,不要让大脑被那些没有用的企鹅占领。

所以我希望自己能在信息摄入的开始,做一层基础的过滤和筛选,把不适合自己和自己不适合的信息直接拒掉,留下来的企鹅们都是需要精心照料的。

Tips: 如果你对于信息没法甄别,可以考虑使用我这篇 如何构建个人的知识体系 (二)文章里要注意的问题中写的思路来审视一番自己的信息来源先。以下为简化版:

  • 尽量避免被信息Push,而是变成主动的去Pull信息
  • 要勇于做减法,让自己专注的获得当前最需要的信息即可

有效的组织信息

解决了一些信息来源的问题,那下一步就是怎么能更加有效将信息的组织起来。组织能力无论对于个体还是集体来说都是十分重要的,个体的组织能力决定了个体未来发展的深度和广度,集体的组织能力决定了集体的平均水平和应变能力。往小的说,就是用一套高效的组织方式,将信息联接起来。

在计算机没有普及到办公场所之前,我们的组织方式多是以各式各样的纸质文档的形式来进行的。这样的做法现在看来是非常的低效,并且没有相应的拓展性,想一下《编辑部的故事》中那桌子上成堆的文稿,在其中找到某行文字是多么的困难。好在人类一直充满智慧,从小我们就接触过一种信息的查找方式--查《新华字典》。在我小学刚入学的时候,学校基本就要求需要人手一本字典,通过字典去学习生字生词,在当时查字典的速度还能从侧面反映出一个学生的学习能力。

如果大家还有些许印象的话就会发现,字典其实提供了两套不同的查询逻辑,一套是拼音查找法,另外一套是笔画查找法。这两个查询方法,涵盖了两种日常的情况,前者是解决「知道字怎么读但是不会」的问题,后者是解决「知道字怎么写但是不会读」的问题。如果大家已经忘记了,可以去大孟菲斯中文学校的指南复习一下。在这两套查询逻辑之中,他们分别采用拼音字母排序和笔画总数排序的方法,建立起对应目标的区段索引「说人话就是可以通过L(声母)-ing(韵母)—30(目标页码),找到目标的区域」。根据索引页面,可以大致定位到目标所在的某几页,从而找到这个字。再往后出版的一些字典,都已经在页测增加上了区块来标识A-Z,便于快查。

dic1

dic3

可到了移动互联网的时代,我们很少再能有这样动手的机会,当然也不需要这样去做了。科技的发展,产生了更加优秀的工具,新的工具带来了新的解决办法。现在对于不认识的字可以直接在屏幕上书写,拍照,AR等方式,就直接能知道对应的读音,这就是科技发展带来的时代进步。

起初我也是不知道该如何去组织文件,信息,突然有一天就豁然开朗。其实答案一直都摆在我面前,可就是之前我都没有留意过。为了方便理解,我说一个日常的场景。当我们去到一个图书馆借书的时候,通过图书馆查询的系统一般都会告诉你书籍的一个编号以及对应的分类。比方说,搜索《数据结构》,返回 「4楼计算机科学馆/操作系统区/数据与算法书架/第一行/按照数字大小从左到右排列」,这其实就是通过一种分类方法创建的索引,然后最终找到目标。同样的,一本书除了有这样的物理位置的索引之外,还可以有抽象维度的索引。还是搜索这本书,可能会返回 「中文」,「机械工业出版社」,「作家名」,「数学」 等等抽象的标签。

是不是感觉有点熟悉,聪明的你,或许已经能联想到日常的一些组织形式,我们用的计算机或者各种App里都会存在。像计算机中的 文件路径「C盘>用户>我的文档>新建文件夹>高等数学.avi」 就是一种物理的递进关系,而 文件类型「.MP4,.TXT,.DLL」 就是一种抽象的集合关系。再或者说外卖App中的 菜单分类「美食>外卖>午餐」商品种类「医疗,水果,食品,打车」 等。

computer dirs

那接下来,我们再站得高一点抽象一下,对于递进的关系,我们可以采用 列表,「List」 方式来组织,而对于集合的关系,我们可以采用 标签「Tag」 方式来组织。这两者是不同的维度,但可以相互共存的组织方式,也就是说对于一个目标即可以有列表也可以有标签。这样抽象出来,再来看上面的例子和思考周围的生活是不是就简单得多了。

因此,说简单一点,有效的组织信息,其实就是给信息(物品)找到合适的List和Tag。假设说现在已经初步完成了信息的组织,那么接下来就需要谈谈 如何快速找到知识 的这个问题。

如何快速找到信息

为什么要单独的来谈这样一个问题,是因为我觉得快速的找到的信息非常重要。天下武功为快不破,而不是说储存就完事了。由于我们大脑的存储能力有限,身体精力也有波动,并不能全盘的将所有信息放到脑中。即便是把信息电子化存放在印象笔记中,它也还是会向大脑一样搜索某一个信息点。好的组织方式加上科学的搜索方法,能大大加快这样一个过程,想一想使用Google搜索信息的那种畅快感(姑且不讨论404带来的阻碍,相信能看到我Blog的人都是200),同时也可以让大脑留出更多精力和记忆给更重要的事情。

自小我们在学校的时候,老师就会给我们灌输要从「点-线—网-面」来消化理解知识。这个形容非常的贴切,任何学习都是这样一个基础的过程。比如说学习英语,首先是26个字母,下来是基础的单词,接着读懂了一些句子,最后就会理解整片文章。所以,我们可以参考这个基准,来审视一下自己所获取的知识。

利用上面的List和Tag的方式,我们能够很快的定位到一个大致的范围之内,接下来就要使用过滤「Filter」 的方式,过滤信息中自己需要的内容。我认为过滤有很强的个人属性,你所看到的世界,就是通过你的双眼进行过滤后的世界。也好比同一段文章,经过每一个不同的大脑过滤后,得到的信息或许是完全不同的。正如大家看到的这篇文章, 「There are a thousand Hamlets in a thousand people's eyes」

过滤最重要的就是找到合适的关键词进行切分,合理的关键词可能会达到事半功倍的效果。假如在一篇计算机相关的文章中,通过IF(条件判断关键词)过滤,或许还得一个个的排查过滤后的结果,若是通过判断条件来过滤,得到的往往就是标答。所以需要不断的提高自己关键词的分析能力,以加快找到结果的速度和精准度。

扯了这么多,都是偏向于我对于信息管理的一个基础的思路,后面我会通过一篇文章来谈谈实际使用印象笔记的过程中的一些经验总结,来更加具象化的理解上面这些内容。